Fatura eletrónica

Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes?

Nesse caso, e segundo a legislação europeia, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica, pois não é suficiente enviar por e-mail uma fatura em PDF para que esta seja considerada como legal.

A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura definida por um modelo normalizado a nível europeu e, depois disso, o seu envio direto do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual

Apesar de serem emitidos por via digital, os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia:

• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
• Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax;
• Faturas enviadas eletronicamente que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia;

A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas, seja como emissoras ou como recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos.

A única exceção prevista em Diretiva comunitária e Decreto-Lei português, refere-se a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.